Ein periodisches Inventarsystem ist ein Mechanismus zur Messung des Lagerbestands und der Kosten der verkauften Waren (COGS) durch die Verwendung einer gelegentlichen physischen Zählung. Periodische Systeme verwenden regelmäßige und zufällige Bestandsprüfungen, um Bestandsverfolgungsinformationen zu aktualisieren. Typischerweise wird physisch gezählter Lagerbestand mit Verkaufs- und Belegdaten verglichen, um etwaige Abweichungen zu identifizieren.
Periodische Inventursysteme wurden häufiger verwendet, bevor Computer die Bestandsverwaltung in Echtzeit effizienter machten. Die Durchführung regelmäßiger Zählungen, bei denen jeder Artikel auf Lager von Hand gezählt werden muss, kann zeitaufwändig und mühsam sein. Unternehmen die diese Methode anwenden, müssen oft einige oder alle ihre Geschäfte schließen, während die Zählung durchgeführt wird.
Wie periodische Bestandssysteme funktionieren
In periodischen Bestandssystemen werden Warenkäufe in einem Einkaufskonto erfasst, einem Hauptbuch das alle Bestandskäufe und ihre Kosten auflistet. Bestandskonten und Selbstkosten werden am Ende eines festgelegten Zeitraums aktualisiert, der einmal im Monat, einmal im Quartal oder einmal im Jahr sein kann. COGS ist eine wichtige Buchhaltungsmetrik, die wenn sie vom Umsatz abgezogen wird die Bruttomarge eines Unternehmens zeigt. Unter dem System der periodischen Bestandsaufnahme werden COGS wie folgt berechnet:
Anfangsbestandssaldo + Kosten für Bestandskäufe – Endbestandskosten
Periodische vs. Perpetual Inventory Systeme
Periodische Systeme verfolgen den Bestand nicht täglich, im Gegensatz zu Systemen mit kontinuierlicher Bestandsführung, die die Lagerbestandssalden nach jeder Transaktion über Point-of-Sale (PoS)-Bestandssysteme aufzeichnen und nicht ausschließlich auf vierteljährlichen oder jährlichen Daten basieren, um die COGS zu berechnen. Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze erlauben es Unternehmen, periodische oder fortlaufende Systeme zur Bestandsüberwachung zu verwenden.
Manager von kleinen Unternehmen oder solchen mit begrenzten Ressourcen müssen möglicherweise die Kosten und Vorteile der Verwendung von Systemen mit kontinuierlicher und regelmäßiger Bestandsaufnahme abwägen. Um alle Grundlagen abzudecken, empfehlen einige Experten regelmäßige physische Audits sowohl im Rahmen der ständigen als auch der periodischen Bestandsführung.